Dataretentiebeleid — EA Transport
Bewaartermijnen per gegevenscategorie. Uitgangspunt: niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het operationele doel, met uitzondering van gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen.
| Gegevenscategorie | Tabel | Bewaartermijn | Toelichting |
|---|---|---|---|
| Facturen en betaalgegevens | invoices | 7 jaar na factuurdatum | Wettelijke fiscale bewaarplicht (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen) — geldt voor de klant (Verwerkingsverantwoordelijke) én, voor zover Verwerker deze gegevens namens de klant bewaart, ook hier. Deze termijn kan niet worden verkort door een verwijderverzoek. |
| Orders en ritgegevens | orders, shipments | 7 jaar na afronding (gekoppeld aan de bijbehorende factuur) | Onderdeel van de administratieve bewaarplicht wanneer een order tot facturatie heeft geleid; niet-gefactureerde/geannuleerde orders korter, 24 maanden |
| Klantgegevens (stamgegevens) | customers | Duur van de klantrelatie + 24 maanden | Nodig voor lopende samenwerking en eventuele nacontrole na beëindiging |
| Chauffeursgegevens (stamgegevens) | drivers | Duur van het dienstverband/de samenwerking + 12 maanden | De transportonderneming blijft hier bronhouder van de onderliggende arbeidsrelatie |
| Gebruikersaccounts van het portaal | users (+ Supabase Auth) | Tot de bedrijfsbeheerder een account laat deactiveren, uiterlijk 3 maanden na einde samenwerking/dienstverband | Voorkomt ongebruikte, vergeten accounts met toegang |
| Herinnerings- en incassogeschiedenis | invoices.reminder_stage, collection_status | Gekoppeld aan de bijbehorende factuur — zelfde termijn (7 jaar) | Onderdeel van het factuurdossier |
Uitzonderingen
Bewaartermijnen kunnen langer zijn indien:
- een lopend juridisch geschil, incassotraject of onderzoek bewaring vereist;
- de klant zelf een langere, gedocumenteerde bewaartermijn hanteert conform eigen beleid — in dat geval prevaleert de instructie van de klant conform artikel 3 van de verwerkersovereenkomst, met uitzondering van de wettelijke fiscale ondergrens van 7 jaar voor factuurgegevens.
De genoemde termijnen zijn een redelijk voorgesteld uitgangspunt van Elhoucine Automation — met uitzondering van de wettelijke 7-jaarstermijn voor facturen, die geen onderhandelbaar minimum is. Stem de overige termijnen af met de klant vóór productielevering.